Wie een bedrijf runt, weet hoeveel ballen je tegelijk in de lucht moet houden. Iedere dag opnieuw.
Hoe goed je het ook organiseert, er zijn altijd taken die sneller, eenvoudiger of minder omslachtig zouden kunnen. En als je dat merkt, is dat eigenlijk goed nieuws.
Want het betekent dat je ruimte hebt om dingen anders aan te pakken. Efficiënter. Er zijn meer manieren dan je denkt om het dagelijkse werk binnen je organisatie soepeler te laten verlopen.
Het begint vaak bij het herkennen van knelpunten. Dingen die blijven liggen, taken die dubbel worden gedaan of werk dat veel tijd kost terwijl het ook anders kan.
Wie daar scherp op is, zet makkelijk de eerste stap naar verbetering.
Slimmer werken met digitale oplossingen
Veel ondernemers blijven langer dan nodig hangen in oude routines. Ze blijven werken met Excel-bestanden, mailen elkaar eindeloos heen en weer of verwerken documenten nog met de hand.
Dat kost tijd, zorgt voor fouten en levert frustratie op. Er zijn inmiddels genoeg systemen en programma’s die je kunnen helpen om processen te automatiseren.
Denk aan een online boekhoudsysteem dat facturen automatisch verwerkt. Of een planningstool waarmee je precies ziet wie waarmee bezig is.
Het scheelt niet alleen tijd, het voorkomt ook dat je informatie kwijtraakt of verkeerde beslissingen neemt omdat je overzicht mist.
Digitale tools zijn er in alle soorten en maten. Je hoeft echt niet direct het duurste systeem te kopen. Vaak zijn er ook kleinere, flexibele oplossingen die precies aansluiten op wat jij nodig hebt.
Begin bijvoorbeeld met één onderdeel van je bedrijfsvoering en breid later uit als je merkt dat het bevalt.
Ziekmeldingen en verlof slimmer registreren
Een van de dingen die vaak veel tijd kosten, is het bijhouden van ziekmeldingen en verlofaanvragen. Zeker als je team groeit, merk je hoe snel je overzicht kwijtraakt.
Mensen sturen berichten via mail, app of mondeling, en voor je het weet weet niemand meer wie wanneer weg is. Een verzuimapplicatie kan dan enorm helpen.
Zo’n systeem laat je in één oogopslag zien wie er vandaag niet werkt en waarom. Je ziet wie er vakantie heeft, wie zich ziek heeft gemeld en wanneer iemand weer beschikbaar is.
Ook voor het maken van een personeelsplanning is dit handig. Je hoeft niet meer in je hoofd of op losse papiertjes bij te houden wie er afwezig is. Dat geeft rust.
Niet alleen voor jou, maar ook voor het team. Iedereen weet waar hij aan toe is.
Beter communiceren voorkomt fouten en gedoe
Soms lijkt het alsof mensen de hele dag praten, maar elkaar toch nauwelijks echt bereiken. In bedrijven is dat niet anders. Veel fouten ontstaan door misverstanden of onduidelijke communicatie.
Informatie die niet op tijd wordt gedeeld, collega’s die langs elkaar heen werken, of mails die niet worden gelezen.
Door te werken met een centrale communicatietool, zoals Slack of Microsoft Teams, houd je alle gesprekken op één plek.
Je hoeft dan niet meer alles via mail te doen. Berichten komen sneller aan, je kunt makkelijk even iets vragen en iedereen blijft op de hoogte.
Voor teams die thuiswerken of op verschillende locaties zitten, is dit helemaal onmisbaar. Je hoeft niet te wachten op een volgend overleg, maar kunt meteen schakelen. Dat maakt samenwerken vlotter én prettiger.
Zeker als je werkt met deadlines of afhankelijk bent van elkaars input.
Blijven leren loont altijd
Het klinkt misschien als een open deur, maar mensen die blijven leren, maken minder fouten en werken sneller. Toch wordt dit binnen bedrijven vaak vergeten.
Nieuwe medewerkers krijgen misschien een inwerkprogramma, maar daarna stopt het. Terwijl je juist doorlopend zou moeten kijken naar wat je team nodig heeft om beter te worden in het werk.
Denk aan korte trainingen over het gebruik van nieuwe software. Of aan coachingsgesprekken waarin je samen kijkt waar iemand tegenaan loopt.
Ook het delen van kennis tussen collega’s onderling is waardevol. Je hoeft er geen hele studiedagen van te maken. Soms is een uurtje per maand al genoeg om nieuwe inzichten te geven of praktische tips uit te wisselen.
Mensen voelen zich bovendien meer betrokken als ze merken dat je in hen investeert. En dat zie je terug in hun inzet en motivatie.
Goed voorbeeld doet volgen
Als leidinggevende of ondernemer heb je veel invloed op hoe efficiënt er gewerkt wordt. Niet door met een stopwatch rond te lopen, maar door zelf het goede voorbeeld te geven.
Werk je gestructureerd, geef je helderheid over prioriteiten en maak je duidelijke afspraken, dan zal de rest van het team dat makkelijker overnemen.
Neem dus de tijd om regelmatig te kijken hoe dingen lopen. Niet om te controleren, maar om samen te verbeteren. Je team zal het waarderen als je openstaat voor ideeën en ook de ruimte geeft om dingen anders te doen.
Soms zijn het juist de mensen op de werkvloer die als eerste zien waar tijd en energie verloren gaan.
Eenvoud in de basis, rust in de uitvoering
Wie werkt aan efficiëntie hoeft het niet ingewikkeld te maken. Begin met een paar simpele stappen. Kies één proces waar je vaak tegenaan loopt.
Vraag je team hoe zij dat ervaren. Kijk samen welke digitale hulpmiddelen je kunt inzetten. Maak afspraken over communicatie. En zorg dat iedereen zich blijft ontwikkelen.
Op die manier bouw je stap voor stap aan een bedrijf waarin het werk lekker loopt, mensen weten wat er van hen wordt verwacht en jij als ondernemer ruimte overhoudt om te focussen op groei.
Voor wie geïnteresseerd is in hoe digitale technologie en ondernemerschap elkaar versterken in onverwachte sectoren, is dit artikel over de zakelijke kant van online platforms zeker het lezen waard.
